前回のコラムにひきつづき、DocuWorks9のおすすめカスタマイズ方法をご紹介します。
今回は、書類の修正が効率的になる自作スタンプ(アノテーション)の作成・登録についてです。
たとえば、このような不動産の資料(マイソク)の修正に便利です。
DocuWorks9で文書の修正が簡単にできます
 
慣れれば修正時間5秒程度。
実際の操作を見てみましょう。
 

文書修正の手順1
修正したいマイソクをゼロックス複合機でスキャンし、DocuWorks文書にしておきます。
 
あらかじめ登録しておいた自作スタンプ(アノテーション)のボタンを押します。
(自作スタンプの作成方法は後ほどご説明いたします)
文書修正手順2
半透明表示の自作スタンプ(アノテーション)がマウスカーソルについて移動します。
 
修正したい情報の上に持っていき、任意の場所に移動できたらクリックします。
文書修正手順3
アノテーションは不透明になり、下の情報が隠れた状態で定着します。
 
定着した後でも、アノテーションをクリックして選択状態にすればドラッグで場所を調整できます。
 
この状態で印刷することができます。

このように、DocuWorks9を使えば画面上で簡単に修正できます。
修正のための余分なプリントアウトや手修正は必要ありません。
大変便利なのでぜひお試し下さい。
 
 
 
自作スタンプ(アノテーション)の作り方、登録のしかたは以下の通りです。
今回はマイソクの会社情報画像に沿ってのご説明なので、それ以外のご利用の場合は適宜設定を変更しお試しください。
 

使用したい画像を用意する

最初に、使用したい会社情報の画像をDocuWorks文書に変換します。
 
※使用したい画像が含まれたDocuWorks文書を使用可能であれば、下記『アノテーションの作成』まで飛ばして読むことができます。
 

自作スタンプを作る前の画像準備1
使用したい画像(画像ファイルのフォーマットはTIFFファイル、JPEGファイル、BMPファイルのいずれか)を用意し、デスクトップに置いておきます。
自作スタンプを作る前の画像準備2
DocuWorks9 Deskを起動し、画像をDeskのワークスペース内(グレー部分)にドラッグ&ドロップします
自作スタンプを作る前の画像準備3

「ファイルの取り込み」ダイアログボックスが表示されます。
 
チェックボックスはつけないまま、何も変更せずに「はい」を押します

自作スタンプを作る前の画像準備4

「イメージファイルの取り込み」ダイアログボックスが表示されるので、設定をします。
 
まず、「用紙サイズ」を「A4よこ」にします。一般的なマイソクの形です。
 
次にダイアログボックス下方にある「画質の圧縮率」を設定します。「画質劣化なし」にしておくと安心です。
 
その他の設定はそのままで大丈夫です。必要があれば適宜調整してください。
とくに左右方向を中央揃えのままにしておくと、あとが楽です。
 
最後に「OK」ボタンを押します。

自作スタンプを作る前の画像準備5
DocuWorks Deskに画像と同じファイル名のDocuWorks文書が作られますので、ダブルクリックしてDocuWorks Viewerを開きます。
自作スタンプを作る前の画像準備6
A4ヨコの用紙サイズに会社情報画像が載っているDocuWorks文書が作成されました。
 
ここから必要な部分を切り出して、会社情報の自作スタンプ(アノテーション)を作っていきます。

 

自作スタンプ(アノテーション)の作成

画像をDocuWorks文書に変換できたら、次は必要な部分を切り抜いて会社情報の自作スタンプ(アノテーション)を作ります。
ポンポンとハンコのように会社情報を押せるようにするための下準備です。
 
※アノテーションとは
DocuWorks上で文書に付箋を貼ったり、図形を描いたり、文字を書いたり、スタンプを押す機能などを総称して「アノテーション」と呼びます。
 
※使用したい画像が含まれたDocuWorks文書があらかじめ登録されており、使用可能であれば、ここからはじめます。
 

自作スタンプの作成1
ツールバーの「部分イメージコピー」ボタンを押します。
自作スタンプの作成2

「イメージ取り出し設定」ダイアログボックスが開きます。
 
「解像度」は300~400dpi程度に設定します。
 
「指定方法」は「矩形」(四角形という意味)のままにします。
 
色は任意で設定します。
(「白黒」を選んだ状態で印刷結果がギザギザと粗いようなら、「解像度」を600dpi程度に上げて設定すると改善されます。)
 
設定が終わったらOKを押します。

自作スタンプの作成3

ダイアログボックスが消え、マウスカーソルの形が変化します。
 
このマウスカーソルを使って切り抜きたい範囲をドラッグして指定します。

マイソク用画像切り抜きのコツ

マイソク用会社情報画像の切り抜き方のコツです。
 
横幅はA4横幅にできるだけ幅を近づけて広くとります。マイソクの隠したい情報の横幅を確実に隠すためです。
 
縦は、一般的なマイソク(物件情報の下に会社情報がくるもの)に対応するには、会社情報上は狭め、下は若干広めにとります。
会社情報上を狭めにとっておけば、物件情報部分が多少広くても対応でき、下を若干広めにとれば隠したい情報の縦幅が多少広くても隠すことができます。
 
ドラッグして切り抜いたあと、次の「貼り付け」の作業を行うまで画面は変わらないように見えます。切り抜きが上手くできたと思うまで、ツールバーの「部分イメージコピー」ボタンを押すところからやり直すことができます。

自作スタンプの作成4

切り抜いた部分イメージを貼り付けて、切り抜きの出来を確認します。
 
ツールバーの「編集」をクリックし、プルダウンメニューから「貼り付け」をクリックします。

自作スタンプの作成5
「貼り付け」ダイアログボックスが開くので、「ビットマップアノテーション」が選択されていることを確認して「OK」をクリックします。
自作スタンプの作成6
選択してコピーした会社情報が自作スタンプ(アノテーション)として貼り付けられました。
 
青い点線で囲まれているのは選択されている状態です。ドラッグするとお好みの位置に移動します。
 
(切り抜きが上手くできていなかったらツールバーの「部分イメージコピー」ボタンを押すところからやり直すことができます。)
 
この自作スタンプ(アノテーション)をいつでも呼び出せるように、ツールバーに登録しましょう。

 

自作スタンプ(アノテーション)の登録

いよいよ自作スタンプ(アノテーション)をツールバーに登録します。一度登録すればツールボタンを押すだけで、DocuWorks文書化したマイソクにハンコのように会社情報を上書きすることができます。
 

自作スタンプの登録1
自作スタンプ(アノテーション)として貼り付けられた画像を右クリックし、出てきたメニューの中の「アノテーションツールバーへの追加」をクリックします。
自作スタンプの登録2

「アノテーションツールバーへの追加」ダイアログボックスが出てきます。
 
「名前」を任意の名前に変更します(ここでは「会社情報」としました)。
 
チェックボックスにはチェックを入れず、「アノテーションツールバー」が「1 基本」になっていることを確認してOKを押します。

自作スタンプの登録3
アノテーションツールバーの末尾に画像の自作スタンプ(アノテーション)が登録されました。

 

画像編集ソフトがなくても、アノテーションの登録さえしてしまえば、ゼロックス複合機とDocuWorks9で書類の修正が簡単にできるご紹介でした。
 
設定に不明点がございましたら、富士ゼロックス複合機とDocuWorks9ご導入の際の弊社担当者にご質問ください。