コピー機はパソコンのように買っておしまいのものではありません。
車のようにローンやガソリン代や修理代のような費用がかかります。
では、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。

1.本体代

本体代については主に、現金一括購入かリース契約という2つの形態が挙げられます。
リース契約の場合は、契約時に定めたリース期間(3年、5年、6年など)、リース料を毎月支払います。
車に例えると一括かローンか、に似ています。
ローンと同じようにリースも現金一括購入の場合よりリース手数料分割高になりますが、キャッシュフローを圧迫しないというメリットがあります。

2.設置・設定費用

遠隔地の場合は運送費、エレベータの無い場合は階段作業費、
PCとコピー機の接続やFAXの送受信設定、LAN環境の設定等、
設置やその後の設定にかかる費用がございます。見落としがちなのでよくよくご確認ください。
お客様の状況により大きく変わりますので、当社や各販売店さんにお問い合わせください。

3.メンテナンス費用(トナー代や修理代)

よく月額リース料にメンテナンス代は含まれますか?
というご質問を受けますが、月額リース料にそのような費用は一切含まれません。
両者はまったくの別物です。車の本体代とガソリン代のようなものです。
何故かといいますと、月額リース料はリース会社に支払うものであり、メンテナンス費用はメーカーに支払うものだからです。

カウンター保守

現在主流の保守形態はカウンター保守です。カウンター保守は予め決めた単価に月間印刷枚数を掛けたものを保守料として毎月支払う代わりに、壊れた時の修理代・トナー代・ドラム代などがすべて不要になります。
トナーの購入や機械の修理のたびに稟議を通したりせずに済み、ランニングコストの見通しが非常に容易です。
むやみに高いカウンター単価を設定してしまいますと、思わぬコストを払い続けることになります。
 
他にもカウンター料金を払わずに修理代やトナー代を都度支払う形態、格安カウンタ料金+トナー代という形態等様々ございますので、
ご購入の際はご確認ください。

4.その他消耗品代(主に紙代)

ここまでは本体代・初期費用・メンテナンス費用という機械にまつわるコストでしたが、
機械とは別に、紙代がかかります。
印刷用紙の代金は月額リース料にもカウンター料金にも含まれません、ご留意ください。

まとめ

まとめますと、コピー機にかかるコストは、
・本体そのものの代金
・初期設置費用
・カウンター料金
・紙代
以上の4つです。ご導入の際はどうぞご参考にしてください。